賃貸物件を契約する際には、必ず住民票の写しを用意しなくてはなりません。
何も知らなくて慌てないためにも、住民票の写しとはどのような書類なのか、どうやって手に入れるのかを理解することは大切です。
この記事では、賃貸契約になぜ住民票の写しが必要なのか、そしてその取得方法と提出時の注意点に関して解説します。
なぜ賃貸契約に住民票の写しが必要なのか
賃貸契約時に住民票の写しが必要な理由は、大家さんの大切な資産である物件を貸す人物の身元確認をするためです。
一般的に公共サービスを受けるには、現住所に住民票を移さなくてはなりません。
住民票には運転免許証などの身分証明書ではわからない、これまで公共サービスを受けた住所が記載されています。
賃貸契約では、契約する物件に住む人全員の住民票の写しが必要です。
家族であれば全部事項証明書が、結婚していない同棲のカップルやルームシェアの場合はそれぞれの住民票の写しが必要なため注意しましょう。
住民票の写しの取得方法
住民票の写しは原則として、住んでいる市区町村の役所・役場の窓口で取得できます。
写しといってもコピーではないため、窓口で発行してもらうことが一般的です。
しかし、仕事などの事情で時間が合わず、取得が難しい場合もあるでしょう。
ここでは、住民票の写しの取得方法をケース別にご紹介します。
役所窓口の場合
住民票の写しは、全国の市区町村の役所・役場の窓口で請求すれば取得できます。
ただし、通常窓口は平日の日中に受け付けていることが多いため、時間内に申請しなければなりません。
また発行には手数料が必要です。
その際は、本人の身分証明書を提示する必要があります。
有効な身分証明書は一般に、運転免許証、マイナンバーカード、パスポート、顔写真付きの住民基本台帳カードなどの公的機関が発行した顔写真付きの証明書または許可証です。
身分証明書が用意できない場合は、事前に市区町村に相談しましょう。
夜間窓口の場合
市区町村によってには、平日夜間や日曜日・祝日でも住民票を取得できる専用の窓口を設けている場合もあります。
日中は仕事などで忙しく、請求が難しい場合は夜間窓口の利用もおすすめです。
ただし、窓口が開かれている時間帯は市区町村によってさまざまです。
利用する場合は、予定している時間帯が開かれているかどうかをあらかじめ確認しておきましょう。
役所に郵送依頼の場合
事情で直接窓口に行けない場合は、郵送で住民票の写しを取得できます。
電話や電子メール、公式ホームページなど請求の方法は、役所や役場によってさまざまです。
手数料分の定額小為替と切手を貼った返信用封筒を先に送らなくてはならない場合もあるため、手元に届くまで数日以上かかります。
賃貸契約に間に合うように余裕を持って請求しましょう。
代理人に取得してもらう場合
住民票の写しを代理人に取得してもらう際には、委任状が必要です。
委任状には特に決まった書式が用意されているわけではありません。
便箋などに自分で次のような項目を記入し、署名・捺印すれば利用できます。
- 窓口で請求する人の氏名・住所
- 請求する住民票の写しの人の氏名
- 続柄を記載するかどうか
- 本籍を記載するかどうか
- 必要な住民票の写しの枚数
- 住民票の写しの使用目的
市区町村によっては、ホームページで委任状の書式ファイルをダウンロードできるため、利用すると手間が少なくてすみます。
コンビニエンスストアの場合
マイナンバーカードを持っていれば、コンビニにあるキオスク端末(マルチコピー機)で住民票の写しを取得できます。
朝6時30分から夜23時まで、土曜日・日曜日でも利用できるためとても便利です。
利用の前にコンビニや地区町村の公式ホームページなどで対応しているかを確認しましょう。
住民票の写しの提出時の注意点
住民票の写しにはさまざまな項目があり、記載されている内容も請求時に指定できる書類です。
賃貸契約に使える住民票の写しを提出するには、以下の点に注意する必要があります。
抄本と謄本を確認する
住民票には抄本(しょうほん)と謄本(とうほん)があります。
それぞれ記載されている内容が異なるため、賃貸契約で利用する場合は注意が必要です。
- 抄本：本人のみの住民票で、一人暮らしの賃貸契約に使う
- 謄本：世帯全員の住民票で、世帯全員が住む賃貸契約に使う
戸籍上家族ではない人の同居のための賃貸契約では、各人の住民票抄本が必要です。
マイナンバーの記載がないものを発行する
住民票の写しにはマイナンバーの記載もできます。
しかし、マイナンバーには重要な個人情報が含まれるため、できるだけ記録に残さないよう厳重な管理が必要です。
賃貸契約では、マイナンバーが記載されていない住民票の写しを提出しましょう。
古い住民票の写しは無効の可能性がある
賃貸契約では、一般に発行から3ヵ月以内の住民票の写しが求められ、それ以前に発行されたものは無効とされます。
一定期間より前の住民票の写しだと、契約時の現状が反映されていない可能性があるためです。
できるだけ契約日に近い住民票の写しを提出しましょう。
住民票の写し取得時に失敗しないためのポイント
住民票の写しの取得方法を知らなければ、提出までに用意できないといった可能性があります。
失敗を防ぐためにも、事前に「どのような内容が記載された住民票か」を確認し、できるだけ余裕を持って準備することが大切です。
わからないことがあれば、管理会社の担当者や市区町村の窓口に確認するようにしましょう。
まとめ
住民票の写しは、賃貸契約に必要な書類です。
市町村の役所窓口で発行することができ、契約日から3ヵ月以内の住民票を提出するのが一般的です。
住民票の写しを準備する際は、取得方法や所要時間、必要な住民票の種類と項目を確認し、日数に余裕を持って取得しましょう。
